マネジメントのタスク管理

最近のお仕事の内容は、すっかりマネジメントよりになっています。
マネジメントといってもいろんな種類があって、

たくさんたくさん考えたりやったりすることがあります。

冗談みたいですが、
　デスクの前に行列ができてたり
　朝書きかけたメールを夕方になって発見したり
　自分がさっきなにやってたかわからなくなったり
ということが起きたりします。

幾つか個人用にタスク管理ツールを使ってみたり、
アナログが一番！と紙にチェックボックスをつけて書き出したりしてみたけれど、
なかなかすっきりとうまくいく、という感じはありませんでした。
いっそ管理しないほうが？ということで管理をやめてしまえば、それはそれでやはりどこかに漏れが出てしまいます。

そんなある日、その日のタスクを書きだしたあと、試しに
Googleカレンダーに時間で区切ってスケジュールをたててみました。
5分10分で終わりそうなことも、15分から30分枠を取り、ミーティングの時間も多めに確保し、
かなりバッファをもたせたつもりでした。

さて、結果はどうだったでしょう？

午後3時ころ・・・
その時間までに終わってるべきタスクの中で短いものが1つしか終わっていませんでした。
その他すべて予定外のタスクで時間が過ぎていました。

うすうすわかっていましたが、はっきり目に見えると、ちょっと愕然とするものがありました。
これではどんなツールを使おうがうまく進むわけないですよね。

差し込み・中断が入るほど集中力も途切れ、前のタスクに戻るのが難しくなります。
差し込みが多いと、優先順位をつけるのもどんどん難しくなります。

でも、それが仕事なのだから、仕方ありません。
時間の3/4は人の為に使うと考えて、いかにうまくまわしていくか、です。

結局最近は、「整理しない・分類しない」に落ち着きつつあります。

いまのお気に入りはGoogle keep。Googleのいわゆるメモアプリです。

やるべき事をひとつのメモにチェックボックスをつけて書き出します。
メールの返事とか、頼まれた〇〇をチェックとか、〇〇について考える
とか仕事関連はなんでも書きます。

分類とか期限とか、一切考えずに書きます。

「絶対的な締め切りのあるもの」だけ、日付をタイトルにした別のメモに書き移します。
いつまでにできたらいいなーとかは考えないようにします。

朝、書き出してあるメモをみて、「今日絶対やること」を今日の日付のメモに移します。
新しく入ったタスクは、上のルールにしたがってメモに追加していきます。

あとはとにかく「今日絶対やること」だけを終わらせることを考え、
もし終わったら残りのメモをみて、できることを片付ければ良い、と簡単なルールにしています。

結局コツは
「今日絶対やること」をいかに絞るか、
ということでした。

少なければ、「余裕」ができて多少の差し込みがあっても、なんとか両方対応できます。
無理そうなら、差し込みと「今日絶対やること」のどっちが大事か考えて選び、
場合によっては、どれかを「今日やるリスト」から外すことも検討します。

「絶対やること」は、だいたい3つ程度にしていますが、なんとなく絞る前よりも
1日でできる量が増えてきた気がしています。

こうやって書いてみるととても簡単で、うまくいっているようにみえるけれど、
実際はまだまだうまくいかないなー、と思うことが多いです。

少しでも効率的に、素早く判断できるようになって、新しいことに取り組んだり、作ったり、勉強したりすることに
もっともっと時間を使えるようになりたいと思っています。

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